Entretiens professionnels, Entretiens annuels, Bilans à 6 ans…
Toutes les bonnes pratiques RH

Gaelle_corpo
Par Gaëlle Saint-Etienne
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Content Manager @Skillup.co

La 📧 qui booste la gestion des talents

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Introduction

Bienvenue dans notre guide complet des entretiens professionnels, annuels etc. spécialement conçu pour les spécialistes des ressources humaines (RH). Les entretiens jouent un rôle essentiel dans le processus de recrutement et de gestion des talents au sein de toute organisation. Ce guide dédié aux entretiens des collaborateurs en poste vise à vous fournir des informations précieuses, des stratégies éprouvées et des bonnes pratiques pour optimiser vos échanges. Voici toutes les clés pour favoriser la rétention de vos talents et le développement des compétences au sein de votre organisation !

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Les Différents Types d'Entretiens des Salariés : Entretien Professionnel, Entretien Annuel...

🔎 On distingue différents types d’entretiens 

Vos collaborateurs ne le savent peut-être pas et peuvent parfois confondre entretien professionnel (obligatoire) et entretien annuel d’évaluation (facultatif). En tant que RH, vous pouvez être amené à organiser différents types d’entretiens. Il est important pour vos managers et salariés de bien connaître la théorie avant de passer à la pratique ! 

📚 Besoin de faire le point sur le contenu associé à chaque entretien ? 

Consultez notre glossaire, intégrant une description rapide de chaque type d’entretien. Découvrez les objectifs spécifiques des entretiens obligatoires (il n'y a pas que l'entretien professionnel !)  et facultatifs et planifiez plus sereinement vos campagnes RH. 

 

Voir le lexique des entretiens

 

 

📅 Quels sont les entretiens à programmer dans l’année ?

Vous cherchez des recommandations pour choisir le type d'entretien approprié en fonction des besoins de vos collaborateurs et de votre entreprise ?

Il est essentiel de bien différencier les entretiens obligatoires des entretiens facultatifs. Certains échanges doivent en effet être planifiés à échéance régulière pour assurer la conformité réglementaire de l’organisation.

Par exemple, l’entretien annuel d’évaluation ne relève pas d’un dispositif légal. Pour autant, il est particulièrement répandu. En effet, sa régularité présente de la valeur ajoutée pour une politique RH centrée sur l’expérience collaborateur.

🚫 A contrario, l’oubli de l’organisation de certains entretiens obligatoires peut exposer l’entreprise à des risques forts, associés à de potentielles sanctions financières.

En France, on distingue 5 entretiens obligatoires à organiser auprès des salariés en poste.
Sont-ils bien appliqués au sein de votre organisation ?

Connaissez-vous les risques liés à une éventuelle négligence ? Vérifiez-le en images avec une infographie exclusive 👀 

 

Infographie 5 entretiens obligatoires et 5 entretiens facultatifs

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La Préparation et la Planification des Entretiens

👀 Par où démarrer ? 

Vous êtes sur le point d'entrer dans une étape cruciale de la gestion des ressources humaines : la tenue d'entretiens avec les salariés en poste. 

Imaginez ces entretiens comme des fenêtres ouvertes sur la croissance, le développement et l'épanouissement de vos équipes. Pour en tirer le meilleur parti, la préparation et la planification constituent vos plus précieux alliés.

👉 Si vous besoin de conseils pratiques, retrouvez les 3 étapes à suivre pour fiabiliser la préparation de vos entretiens.


La première étape de la préparation consiste à préparer la bonne trame d’entretien pour chaque échange à venir. Par exemple, dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation, plusieurs questions doivent être abordées :
❓ Est-ce que les objectifs définis par le manager ont été atteints ?
❓Quels défis rencontrent vos salariés ?
❓Quelles compétences auraient-ils besoin développer ? 


⏩Gagnez du temps en vous appuyant sur des modèles personnalisables couvrant les thématiques clés propres à chaque entretien :
Je télécharge la trame d’entretien annuel d’évaluation
Je télécharge la trame d’entretien professionnel et bilan à 6 ans


⚠️ Le soin apporté aux différentes trames conditionne la réussite de vos campagnes d’entretien. En tant que RH, à vous d’adopter les bonnes pratiques et d’outiller les managers qui seront éventuellement impliqués dans les entretiens.


❌ Attention également à ne pas commettre l’une des 3 erreurs à éviter pour votre trame d’entretien annuel.

😍 Comment établir des objectifs d’entretiens annuels qui ont du sens ? 

Savez-vous comment définir des objectifs d'entretiens annuels qui : 

  • ont du sens autant pour les managers que les collaborateurs, 
  • sont alignés sur une vision RH globale, intégrant une gestion intelligente des compétences
  • sont capables d’engager et d'inspirer vos salariés ?

Il suffit de mettre en application un principe à la fois très connu et encore trop peu exploité dans le domaine des ressources humaines.

En explorant le 'P
ourquoi' derrière chaque objectif, en mesurant les progrès et en réajustant lorsque nécessaire, vous transformerez ces entretiens en des moments d'inspiration et d'engagement. Renforcez votre gestion de la performance et votre rôle stratégique en tant que professionnel RH. Donnez une nouvelle dimension au management par objectif et à vos campagnes d'entretiens grâce à une approche innovante et motivante, 100 % centrée sur l’humain. Voici la méthode ultime pour fixer de bons objectifs d'entretiens annuels :

Comment fixer de bons objectifs d'entretiens annuels ?

 

🧰 La gestion des entretiens professionnels & autres : le point sur la logistique 

Pour commencer, identifiez les participants, la durée prévue et l'emplacement (sauf en cas d’entretien à distance). Passez ensuite à la phase des invitations 📩. 

💡Avec un outil dédié à la gestion des entretiens, la mise en place de campagnes est grandement simplifiée. Les convocations sont expédiées en un clic et des fonctionnalités de suivi avancées fiabilisent grandement cette mission prioritaire des RH. Une bonne planification garantit un meilleur taux de complétion des entretiens. 

📅 Il est recommandé de partager la trame d’entretien avec le collaborateur et/ou le manager à l'avance pour qu'ils puissent se préparer. Idéalement, 15 jours à 1 mois avant l’ouverture de votre campagne, adressez le modèle d’entretien aux salariés concernés. 

🏢 Pour les entretiens en présentiel, il sera nécessaire de prévoir des lieux de réunion calmes et confortables, de préférence une salle dédiée ou un bureau. Cette organisation permet de minimiser les interruptions et les distractions. Si certains participants doivent se déplacer pour l'entretien, assurez-vous qu'ils disposent des informations nécessaires sur le lieu, les horaires et les moyens de transport. 

🎥 Si vous prévoyez des entretiens professionnels à distance, assurez-vous que les outils de communication (logiciels de visioconférence, micros, caméras) fonctionnent correctement. Fournissez des instructions claires aux participants pour rejoindre l’échange en ligne. 

 

🤔 Le cas particulier des entretiens pour les populations sans adresse email 

 

 

Les entretiens des salariés cols bleus peuvent aussi être dématérialisés

 

Votre organisation emploie de nombreux salariés évoluant en dehors des bureaux ? Site de production, usine éloignée du siège, services de santé… Il est courant que ces employés ne disposent pas d’une adresse email professionnelle. A titre indicatif, près de 15 % des actifs français travaillent dans le secteur de l’industrie. 

⚠️Fausse croyance : la mise en place d’entretiens dématérialisés est impossible pour les fonctions terrain.⚠️ 

En réalité, il est particulièrement pertinent de digitaliser les entretiens annuels auprès d’une population sans adresse email. Faites le point sur les défis à relever pour la gestion de la perfomance et les avantages attendus de la digitalisation des entretiens annuels d’évaluation.  

Découvrez comment dématérialiser les entretiens annuels auprès d’une population sans adresse email ?

💬 Success story : le Groupe Aurige 💬
« Rapidement, le choix de la dématérialisation des entretiens s’est imposé, pour gagner en productivité et fiabiliser notre collecte d’informations. »
Martha Sceats, Responsable développement RH - Aurige

Découvrez comment le Groupe Aurige (1 500 salariés) a réussi à piloter une campagne d’entretiens dématérialisés sur une population sans adresse email avec succès.

Conduite du changement, bénéfices observés, tout est expliqué dans une interview détaillée.

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La Conduite des Entretiens des Salariés

L'heure de la vérité approche : la conduite des entretiens des salariés. C'est le moment où les discussions se concentrent sur :

- les performances,

- le développement professionnel en particulier lors de l'entretien professionnel,

- les objectifs passés et à venir.

Si vos managers ont parfois besoin d’être guidés tout au long de ce processus, ce n’est pas le cas des professionnels RH. Aussi, nous vous proposons ici un focus sur 3 thématiques clés 👀.


⚖️ Les questions légales et illégales à poser pendant un entretien 

Durant un entretien annuel, un certain nombre de thématiques sont abordées. L’employeur est légitime pour interroger son collaborateur sur un périmètre élargi. Pour autant, certains sujets ne sauraient être abordés ! Et la loi est très claire sur ce sujet.

Pour vérifier vos connaissances sur ce sujet, voici une infographie présentant une checklist de ✅ 7 thèmes autorisés (et même recommandés !) et ❌ 7 thèmes interdits.

 

Infographie 7 questions interdites et obligatoires en entretien

🚀 Les techniques pour mener des entretiens productifs & qui ont du sens

31 % des salariés déclarent qu’ils n’arrivent pas à s’exprimer librement durant leur entretien individuel annuel !
(source : étude HR Voice).

Si le dialogue vire au monologue, vos campagnes d’entretiens passent à côté de l’essentiel : l’écoute active de vos talents !

👉Quelles sont les règles à appliquer pour le bon déroulement d’un entretien annuel d'évaluation avec un collaborateur ?
👉Comment gérer au mieux les commentaires ?

Par ici pour faire le point sur tout ce qu’il y a savoir sur le déroulement de l’entretien annuel d'évaluation !

comment donner du sens aux entretiens ?

Il est possible de pousser le curseur encore plus loin. Vous le savez, vos collaborateurs sont les super-héros de votre entreprise. En effet, ils sont porteurs de solutions nouvelles et détiennent des compétences rares et / ou précieuses. 

Pour révéler le plein potentiel de vos talents, vos campagnes d’entretiens doivent s’inscrire dans une gestion de la performance dynamique. Elles stimuleront ainsi l’engagement collaborateur tout en étant des moteurs pour le développement professionnel !

Retrouvez ici des conseils pratiques et astuces pour créer une ligue de super-héros au sein de votre entreprise 👇

Voir l'article

😠 Focus sur le rage quitting ! 😠

Connaissez-vous le nouveau phénomène RH connu sous le nom de rage quitting ? Il s’agit d’un point de rupture pour un collaborateur. La frustration au travail devient si écrasante que la démission immédiate semble la seule option envisageable😱.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des moyens d’identifier les signes avant-coureurs de la frustration professionnelle. Ne tardez pas pour adopter une stratégie concrète avant que vos salariés n’atteignent ce point de non-retour !

🚨Spoiler 🚨 : les entretiens font partie intégrante des techniques de prévention des démissions impulsives. Découvrez sans plus attendre comment favoriser un climat de confiance pour vos collaborateurs afin d’encourager une communication plus ouverte. Par ici pour lire l'article 👇

Rage quitting : mieux vaut prévenir que guérir

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L'Evaluation et la Gestion de la Performance

👨‍💼 Du côté des collaborateurs

👀Le monitoring des performances à travers les entretiens des salariés en poste est une composante essentielle de la gestion des ressources humaines.

Ces entretiens constituent des opportunités stratégiques pour évaluer, soutenir et améliorer les performances individuelles et collectives.

Mais savez-vous comment évaluer objectivement les compétences des employés ? Suivez le guide !

Tout savoir sur l'évaluation des collaborateurs

 

En somme, le management par objectif et la gestion de la performance via les entretiens offrent un puissant levier pour :

  • maximiser la productivité des équipes,
  • améliorer la rétention de vos talents,
  • favoriser la croissance organisationnelle.

💡En investissant dans les entretiens annuels d’évaluation et autres dispositifs de suivis de la performance, les RH participent à créer une culture d'excellence et de développement continu.

📊 Du côté des RH : les KPI RH des entretiens ou indicateurs de performance RH

Un indicateur de performance RH, appelé KPI en anglais (Key Performance Indicator), est un outil de mesure permettant de disposer d’une vision synthétique des données clés de l’entreprise. La donnée vise à aider ou piloter la prise de décision, et mesurer l’efficacité des actions prises dans le but d’atteindre des objectifs spécifiques.


Les indicateurs de performance sont souvent définis en amont du lancement d’une campagne et peuvent être actualisés de manière régulière.


Le challenge réside aujourd’hui dans la façon dont les diverses données obtenues peuvent être exploitées pour l’entreprise. Construire des KPI RH et le tableau de bord correspondant est ainsi indispensable pour piloter l’activité et suivre l’évolution des équipes de manière efficace.


Afin de développer une stratégie RH cohérente, il est généralement conseillé de se baser sur un nombre modéré de KPI RH, souvent entre 5 et 10 pour la gestion de la performance.  Concernant les entretiens, voici les principaux indicateurs à suivre :


📈 Le taux de complétion (découvrez comment le Groupe Korus a atteint le score de 94 % en s’équipant d’un nouveau logiciel dédié à la gestion des entretiens !) ;


📈 Le NPS interne : vos salariés sont-ils promoteurs, passifs ou détracteurs ?


📈 La conformité de l’entreprise avec ses obligations légales : réalisation des entretiens professionnels et des bilans à 6 ans, etc.


📈 Le nombre de problématiques remontées par les équipes (manque de temps pour planifier les résultats, problème d’accès à l’outil ou de prise en main…),


📈 Le temps passé à la consolidation du recueil en besoin de formation.


Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez l’article dédié :


Les 5 KPI RH clés d’une campagne d’entretiens réussie

☀️ L’importance d’un outil dédié à la gestion des entretiens

🛠️Un outil dédié à la gestion des entretiens est devenu indispensable dans le domaine des ressources humaines. 🛠️

Il offre une multitude de bénéfices qui révolutionnent la façon dont les entretiens sont planifiés, conduits et suivis. Aujourd’hui, les logiciels qui digitalisent les entretiens constituent le meilleur choix pour les RH.

Livre blanc : pourquoi digitaliser vos entretiens

 

  1. Efficacité accrue : un logiciel d’entretien automatise de nombreuses tâches administratives, telles que la planification des entretiens, l'envoi d'invitations et la collecte de feedback. Cela permet de gagner un temps précieux et de réduire les erreurs humaines.

  2. Centralisation des données : un outil de gestion des entretiens crée une base de données centralisée contenant toutes les informations relatives aux entretiens passés et futurs. Cela facilite l'accès aux données et l'analyse des tendances au fil du temps.

  3. Personnalisation : grâce aux outils en ligne nouvelle génération, il est possible de personnaliser sa trame et les critères d'évaluation en quelques clics. Les templates d’entretien s'adaptent aux différentes phases de gestion des talents, de l'entretien d’onboarding au bilan des 6 ans.

  4. Suivi en temps réel : vous pouvez suivre le statut de vos campagnes d’entretiens en temps réel et recevoir des alertes pour ne pas manquer de dates importantes. Cela garantit que chaque entretien soit programmé dans les délais impartis.

  5. Reporting RH & analyse des données : un logiciel qui dématérialise les entretiens inclut souvent de puissants outils d'analyse afin d’évaluer les performances individuelles et collectives, identifiant ainsi des opportunités d'amélioration.

  6. Collaboration facilitée : Les managers et les RH peuvent collaborer de manière transparente grâce à ces outils, en partageant des informations et en prenant des décisions éclairées ensemble.

💡En somme, un logiciel de gestion des entretiens rationalise le processus de gestion des talents, favorise une meilleure prise de décision, et améliore l'engagement des salariés en créant un environnement de communication transparente. En intégrant cette technologie, les professionnels des RH peuvent mettre en œuvre des entretiens plus efficaces, ciblés et personnalisés, contribuant ainsi à l’engagement des salariés et à la réussite de l'entreprise.

 

5 mn pour construire une campagne d'entretiens avec le logiciel RH Skillup !

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Le Développement et la Formation des Salariés

📊 67 % des employés et 68 % des professionnels RH positionnent le développement des compétences en tête des priorités RH ! (étude 2022
 
Le développement et la formation des salariés sont essentiels pour assurer la compétitivité et la croissance d'une entreprise. Découvrez comment un accompagnement efficace de vos collaborateurs peut être un atout stratégique pour votre organisation ! 💫
 

📢 Comment élaborer un plan de développement des compétences ?

Les actions de formation déployées auprès de vos salariés constituent un investissement précieux pour votre entreprise.
 
On distingue 4 étapes clés pour concevoir un plan de développement des compétences :
👉 L’évaluation des compétences des salariés
👉 La fixation d'objectifs de développement individualisés
👉 La conception et la mise en place de programmes de développement
👉 Le suivi et les ajustements continus
 
🏆En mettant en œuvre ces étapes avec engagement et diligence, vous créerez un environnement propice au développement professionnel de vos talents. Ce dernier aura un impact positif sur leur motivation, leur rétention et, en fin de compte, sur le succès de votre entreprise.

N'oubliez pas que le développement des compétences est un processus continu. Votre engagement envers l'apprentissage et le développement continu de vos salariés les préparera à relever les défis futurs avec succès. L'entretien professionnel s'inscrit dans cette démarche.

⭐ Pour aller plus loin sur ce sujet, téléchargez un livre blanc exclusif :

Livre blanc Développer les compétences, moteur d'engagement et de performance
🛒 S’équiper d’un catalogue de formation en ligne : superflu ou indispensable ?

🤔Vous vous demandez si un catalogue de formation en ligne est vraiment nécessaire pour votre entreprise ?

📊Un état des lieux s’impose :

1 milliard d’heures de formation réalisées chaque année en France !
47 % des collaborateurs se déclarent insatisfaits de la façon dont leurs besoins de formation sont remontés et pris en compte par leur entreprise !

🔎Un catalogue de formation en ligne offre l’accès à des dizaines de milliers de ressources d’apprentissage. Connecté à un logiciel de gestion de la formation, cette ressource innovante :
✅ Vous libère d’une charge administrative conséquente,
Renforce beaucoup plus efficacement les compétences de votre équipe,
✅ Améliore la rétention de vos talents

☀️En effet, la diffusion d’un catalogue de formation par les équipes RH à leurs collaborateurs permet de faire remonter de manière réactive des besoins qualifiés. Pour en savoir plus ce sujet, consultez l'infographie dédiée au catalogue de formation en ligne.
 
En ce sens, la construction du plan de développement des compétences est simplifiée. Les collaborateurs sont plus impliqués car ils participent à la création de leurs parcours de formation. Les RH gagnent du temps !

📏 Les évaluations peuvent également facilitées grâce au catalogue de formation. Chez Skillup, le catalogue en ligne personnalisable intègre les avis des apprenants, des évaluations à chaud et à froid apportent aux RH un feedback précis et concret.
💪 L’alignement de la gestion des talents sur la stratégie globale

Pour rester compétitive, votre entreprise doit aligner sa gestion des talents sur sa stratégie globale. Ainsi, la gestion de la perfomance peut devenir un moteur stratégique pour votre organisation. On vous explique comment le fait d’identifier et de développer les meilleurs talents génère un impact significatif sur le succès de votre organisation à long terme !

 

Identifier et développer les meilleurs talents : tout commence par les entretiens

 

En fin de compte, l'identification et le développement des meilleurs talents ne sont pas une tâche isolée, mais une philosophie d'entreprise. Elle confère aux RH le pouvoir d'influencer directement le succès à long terme de l'organisation en créant un environnement propice à l'innovation, à la croissance et à l'accomplissement.

C'est le pont entre la vision de l'entreprise et sa réalisation concrète, et les RH jouent un rôle essentiel pour construire ce lien solide.

En faisant des talents le moteur de la réussite, ils deviennent les gardiens de la stratégie RH visionnaire qui mène au succès à long terme. 🌟🚀

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Le Feedback Constructif et l'Engagement Collaborateur

Lorsqu'il s'agit de stimuler l'engagement de vos salariés et d'améliorer leurs performances, le feedback constructif est un outil essentiel. D’autres éléments sont à prendre en compte, comme l'importance de l'écoute active 👂et la reconnaissance pour alimenter l'engagement de vos talents.

👍 Comment fournir un feedback constructif et motivant aux employés ?

Le feedback constructif dépasse le périmètre d’une simple rétroaction. A ne pas confondre avec l’entretien feedback 360° !

🔎Aujourd’hui, on connaît les meilleures pratiques pour créer un environnement où le feedback devient un moteur d'amélioration continue. Prêt(e) à en apprendre davantage sur les approches positives, l'importance de la clarté et de la formulation ? Vous connaissez le chemin 👇

Les atouts du feedback constructif lors des entretiens

😬 Oups, les performances ne sont pas au niveau attendu ! Que faire ?

🥵La gestion des performances insatisfaisantes s’apparente parfois à un défi. Heureusement, des stratégies éprouvées existent afin de transformer les situations difficiles en opportunités de développement.

🙌 Découvrez comment identifier les problèmes, établir des objectifs clairs (vive le management par objectif !) et fournir un soutien efficace pour ramener vos collaborateurs sur la voie de la réussite !

 

3 techniques pour gérer les sous-performances en entretien

 

💫 Comment créer un environnement de travail favorisant l’engagement des talents ?

Votre succès commence par la croissance et la motivation de votre équipe. Créez un environnement de travail où les employés s'épanouissent pour prendre le chemin de la réussite ! Qui dit épanouissement dit aussi engagement.

🧐L’engagement des collaborateurs, vaste sujet. Quels sont les leviers à travailler ?

Dresser la liste complète des actions à mener serait utopique. En ce qui concerne la gestion des entretiens, voici quelques pistes sur lesquels vous concentrer :

✅ L'écoute active est la clé pour comprendre les besoins et les préoccupations de vos talents. Apprenez comment diffuser les bonnes pratiques au sein de votre organisation en partageant des mécanismes simples à mettre en place.

✅ La reconnaissance est incontournable pour alimenter l'engagement de vos collaborateurs. Des stratégies éprouvées permettent de motiver les équipes et les faire se sentir valorisées.

Tout ça vous semble encore bien flou ? Consultez notre to-do list détaillée pour y voir plus clair !

Les 5 leviers pour booster l'engagement collaborateur